काही महिन्यांपूर्वी मी उपक्रमावर आमच्या जाहिरात संस्थेसाठी प्रकल्प व्यवस्थापन प्रणाली विकसित करण्यासाठी प्रस्ताव प्रकाशित केला होता. सदर प्रस्तावास अनुसरून तीन उपक्रमींनी प्रतिसादही दिला होता. परंतु काही कारणास्तव त्यांचे प्रस्ताव फलद्रूप होऊ शकले नाहित.

सॉफ्टवेअर डेवलपमेन्ट हा माझा प्रान्त नाही. परंतु सॉफ्टवेअर कंपन्यांनी दिलेले आराखडे जेंव्हा आम्हाला पसंत पडले नाहीत, तेंव्हा मीच याचे संकल्पन करायचे ठरवले. वेगवेगळ्या प्रणांलींची चाचणी घेऊन मी आंम्हाला हवा तसा आराखडा बनविला.

दरम्यानच्या काळात मी ड्रूपलच्या फोरमवर सुद्धा प्रस्ताव टाकला होता. शेवटी अनेक प्रस्तावांमधून अवधूत फातर्पेकर या तरूणाची आम्ही निवड केली. अवधूत या क्षेत्रात तसा नवखाच होता. परंतु शक्यतो होतकरू तरूणास काम द्यायचे हा निकष ठेवला होता, म्हणून त्याची निवड केली. त्याने पहिल्याच भेटीत हे काम ड्रूपल मध्ये विकसित करणे शक्य असल्याचे सांगितले. आंम्हाला थोडी साशंकता होती, परंतु त्याचा आत्मविश्वास पाहून त्यालाच काम द्यायचे नक्की केले.

पार्श्वभूमी :
आमच्या लेखा व प्रकाशन (मिडिया) विभागात मिडियावेअर या कंपनीची अद्यावत संगणक प्रणाली असल्याने त्यांच्या कामात सुसूत्रता आहे. परंतु क्लाएंट सर्विसिंग, प्रोडक्शन व क्रिएटीव्ह विभागांचे काम मॅन्यूअलीच होत होते. त्यामूळे बरेचदा त्यात सूसूत्रते अभावी अडचणी येत होत्या.

कामाची सामान्य पद्धत :
क्लाएंट सर्विसिंग एक्झिक्युटीव्ह (सीएसई) नवीन काम घेऊन येतो. त्या कामाचे ब्रीफ बनवितो. त्यानंतर क्रिएटीव्ह टीम सोबत बसून सीएसई त्यांच्याशी चर्चा करतो. त्यानंतर विशिष्ट नमून्यात टाईप केलेल्या ब्रीफची सीएसई प्रोडक्शन विभागात नोंदणी करून घेतो. तिथे त्याला जॉब नंबर दिला जातो. यानंतर ते ब्रीफ स्टूडीओ मॅनेजरकडे दिले जाते. क्रिएटीव्हवचा गट त्यावर काम करून ते सीएसई कडे देतात. सीएसई ते काम क्लाएंटला दाखवून आवश्यकता असल्यास त्यात बदल करून घेतो. क्लाएंट कडून संमती आल्यावर ते काम आवश्यक ते संस्करण करुन प्रकाशन विभागाकडे प्रकाशित करण्यास दिले जाते.

ड्रुपल वर आधारित प्रकल्प व्यवस्थापन प्रणाली :
थोडक्यात याचे स्वरुप एक्स्ट्रानेट संकेतस्थळ असे आहे. सीएसई जेंव्हा या प्रणालीमध्ये लॉगीन करून न्यू प्रोजेक्टवर क्लीक करतो तेंव्हा त्याच्या स्क्रीनवर ब्रीफ चा फॉर्म अवतरतो. त्यामध्ये माहिती भरुन तो ते ब्रीफ क्रिएटीव्ह विभागातील संबंधित व्यक्तिंना पाठवितो. त्याचबरोबर सदर ब्रीफ त्याच्या ग्रुप मधील अन्य सहकार्याशी सुद्धा तो शेअर करु शकतो, जेणे करुन त्याच्या अनुपस्थित त्याचा सहकारी तो जॉब ट्रॅक करू शकेल. इथे जॉब नंबर ऑटो जनरेट होतो व त्याची नोंद प्रोडक्शनच्या व्यक्तिकडे जाते. यामूळे तो सुद्धा सदर जॉब पाहू शकतो.

आता जेंव्हा क्रिएटीव्हव विभागातील आर्ट डिरेक्टर प्रणालीमध्ये लॉगीन करतो, तेव्हा त्याच्या जॉब बास्केटमध्ये नवीन जॉब आलेला असतो. इथे त्यास तीन पर्याय असतात. १) जॉब स्विकारुन व्हिज्युअलायजर्सना देणे २)अपूरी माहिती असल्यास परत योग्य कारण देऊन पाठविणे. ३) पुट ऑन होल्ड

जॉब परत पाठविला गेल्यास सीएसईच्या किकबॅक्स् फोल्डरमध्ये तो दिसतो. त्यामध्ये योग्य ते बदल करून पुन्हा क्रिएटीव्ह कडे पाठविला जातो.

दिवसाच्या अखेरीस स्टूडिओ मॅनेजर प्रत्येक जॉबचे स्टेटस अपडेट करतो. एखादा जॉब चालू असताना त्या करिता अनेक प्रकारचे खर्च येतात. हे सर्व खर्च संबंधित जॉब नंबर सिलेक्ट करून वेळच्या वेळी अपङेट करता येतात.

वरिष्ठ व्यवस्थापकास त्याच्या स्क्रीन वर जॉबशी संबंधित सर्व हालचाली रिपोर्टसद्वारे पाहता येतात. या संपूर्ण प्रणाली मध्ये जॉब नंबर हा महत्त्वाचा घटक आहे. त्याभोवतीच सगळी रचना विणली आहे.

यासोबतच या प्रणालीमध्ये एम्प्लॉई रेकॉर्डस्, लीव्ह रेकॉर्डस्, डॉक्यूमेन्ट मॅनेजमेन्ट, अपॉईन्ट्मेन्ट शेअरींग, लायब्ररी मॅनेजमेन्ट इत्यादी बाबींचा ही समावेश केला आहे. अवधूतने एजॅक्सचा वापर करून प्रणाली अधिक सुलभ केली आहे. विशेष म्हणजे ही प्रणाली फक्त काही हजारांत विकसित झाली.

ड्रूपल मध्ये स्वारस्य असणार्‍या उपक्रमींनी व्य. नि. द्वारे संपर्क साधल्यास अवधूतचा ईमेल व दूरध्वनी क्रमांक देऊ शकेन.

जयेश