उपक्रम वाचनमात्र उपलब्ध आहे.
मिनिटस
निनाद
May 29, 2007 - 4:54 am
मिनिटस
काही दिवसापूर्वीच मिनिटस टेकिंग हे ट्रेनिंग झाले. (मिनिटस साठे शब्द काय ते आठवत नाहीये.) काही ट्रेनिंग मधले साहित्य आणि काही गुगल व असे वापरून हा लेख जसा जमला तसा लिहिला. संदर्भ देण्याचा प्रयत्न केला होता पण ते पान हरवले आहे. अर्थात तुम्ही ही शोधू शकता... यात पुढे आलेले सभे दरम्यान हस्तक्षेप कसा करावा हे मी ही शिकतोच आहे.
सभेसाठी मिनिट्स घेताना.
सर्वसाधारणपणे सभेच्या नियमा प्रमाणे सभेचे मिनिटस ठेवली जातात. हे एक त्रासदायक काम असू शकते. शिवाय मिनिटे घेताना नक्की काय लिहायचे हे पण अनेकदा कळत नाही. या मिनिटस च्या सुलभतेसाठी मला नुकत्याच कळलेल्या काही सोप्या युक्त्या देत आहे. आशा आहे हे उपयोगी पडेल. आपल्याकडे काही युक्त्या असल्यास आपणही नक्की पाठवा.
मिनिटे म्हणजे काय?
कोणत्याही सभेच्या कामकाजाचा वृत्तांत म्हणजे मिनिटस असं म्हणायला हरकत नाही. भारतात याची सुरवात कधी झाली याचा काही ऐतिहासिक संदर्भ मिळाला नाही. पण असला पाहिजे. इंग्रजी मध्ये हे नाव जुन्या लॅटिन भाषेतून आले. (Minuta Scriptura)
मिनिटस आणि सभेची तयारी
- सभेला जाण्या आधी अजेंडा (मसुदा?) एकवार पाहून घ्यावा. कोणी आपले काही प्रकाशित करायचे लेखन सभेत आणणार आहे का याची खातरजमा करा.
- सभेच्या ठिकाणाचे आरक्षण झाले आहे की नाही याची खात्री करून घ्या.
- सभेचे ठिकाण सर्व सभासदांना योग्य तेवढा वेळ आधी समजले आहे याची खात्री करून घ्या.
- सभेला नेण्याच्या सर्व कागदपत्रांचे वर्गीकरण आधीच करून ठेवा. या साठी रंगीत कागद वापरता येऊ शकतील.
- सभेसाठी योग्य ते साहित्य आहे की नाही बघून घ्या जसे - लेखण्या, कागद, फळा, खडू (किंवा मार्कर्स)
- सभेचा विषय समजून घ्या
- तुम्ही सभे आधी ही मसुद्यावरून सभेचे मिनिटस लिहून ठेवू शकता. मात्र या साठी दोन मुद्द्यांमध्ये योग्य तेवढी मोकळी जागा सोडा, म्हणजे जास्तीचे लिहिता येईल. यासाठी तक्ता (टेबल) वापरणेही सोयीचे पडते. या तक्त्यात कामाचे स्वरूप, कोण आणि केव्हा हे तीन भाग असावेत.
- सभासद उपस्थिती आधीच टाईप करून आणावी, मग अनुपस्थित सदस्यांची नावे नुसती खोडली की काम होते.
- सगळ्यात महत्त्वाचे म्हणजे ही मिनिटस तुम्ही कुणासाठी लिहिता आहात हे समजून घ्या.
आता सभेदरम्यान
- सभापतींच्या बाजूलाच बसा, म्हणजे शंका विचारणे सोयीचे जाते
- सभा कान देऊन ऐका
- सर्व मुख्य घटनांच्या नोंदी करा. या मध्ये कोण करणार, काय करणार, कधी हे महत्त्वाचे आहे. मुख्य मुद्दा लिहा. सगळे संभाषण लिहून काढू नका.
- या शब्दांकडे लक्ष द्या - मी असे म्हणतो की, दुसरा मुद्दा म्हणजे (पहिला लिहिला ना? ), याचे मुख्य कारण, असे झाले याचा अर्थ, मी मान्य करतो, यामध्ये हे मुद्दे... ही वाक्ये महत्त्वाची आहेत. यात मिनिटस चा मुख्य गाभा असू शकतो.
- शॉर्टहँड येत असल्यास त्याचा वापर करा. येत नसल्यास आपण आपली लघु चिन्हे बनवून वापरा.
जसे.
- Less than More than = < and >
- Positive Negative = +tve and –tve
- Funding = $
- Student = Stn
- Approve = Aprv
- Rejected = Rjctd
- Application = Apllcn
- Date = Dt
- Therefore = (म्हणून साठी असलेली खूण इथे येत नाहीये)
- It means = =
आपली लघु चिन्हे लक्षात ठेवा
सभे दरम्यान सभेच्या कामकाजात हस्तक्षेप करून आपला मुद्दा नीट लिहिण्यायेवढा वेळ मागून घ्या. कारण ही काही कोणी बोलत असताना त्याचे बोलणे लिहून काढण्याची रेस नाहीये.
तुम्ही असे म्हणू शकता
- मला कळले नाही, परत सांगता का?
- म्हणजे काय तारखेला नक्की?
- नक्की किती...? आकडा सांगता का?
- कोण करणार आहे हे...?
- कधी होईल? तारीख...?
- म्हणजे तुम्हाला असे म्हणायचे आहे का, की...
- सभेदरम्यान वाटले जाणारे सर्व कागद तुमच्या पर्यंत येत आहेत हे पाहा.
- सभासदांची नावे माहीत नसल्यास एका कागदावर आकृती काढून ठेवा. मध्यभागी टेबल म्हणजे एक चौकोन व त्याच्या सभोवताली छोटे गोल म्हणजे सभासद काढा. यामुळे कोण कोठे बसले होते हे लक्षात ठेवणे सोपे जाते.
- सभे नंतर
- त्वरित मिनिटस लिहायला घ्या. मध्ये वेळ गेला की विसरायला होते.
- जे काही टपाल/ईमेल्स पाठवायच्या असतील, त्या लगेच पाठवून द्या.
- मिनिटस वाचणाऱ्याला नीट समजावेत यासाठी तक्ते वापरू शकता. जसे किमतीचा फरकांचा तक्ता.
- मिनिट्स लिहिताना कुणाचीही नावे योग्य संदर्भ असल्याशिवाय टाकणे टाळा.
- भावना लिहू नका. जसे क्ष 'रागाने' म्हणाले की.... त्या ऐवजी क्ष यानी मुद्दा उपस्थित केला की...
- सर्व मिनिटस सभापतींनी मंजूर करावयाची असतात. त्याशिवाय ती सभासदांना पाठवू नका.
- मिनिटस पाठवण्या आधी शुद्धिचिकित्सा करून घ्या.
सर्व मुद्दे योग्य रितीने आले आहेत याची खात्री करा. योग्यप्रकारे सगळे झाले आहे अशी खात्री झाल्यावर मिनिटस सभासदांना पाठवून द्या.
- निनाद
दुवे:
Comments
उपयुक्त
माहिती उपयुक्त.
माझे बर्‍याचदा असे होते की मिनीटस मध्ये सर्वच बोलणे महत्वाचे वाटतात आणि सर्व टिपून घेताना ऐकण्यावरील किंवा स्वतः मुद्दा व्यक्त करण्यावरील लक्ष उडते.
या माहितीचा उपयोग होईल असे वाटते.
सहमत
वेगळा लेख, उपयुक्त माहिती.
याच्याशीही सहमत. मिनीटस् ऑफ मिटिंग कोणी लिहायची यावरूनही मिटींगच्या आधी आणि नंतर झालेले वाद पाहिले आहेत. ;-)
मुद्दे गाळले आहेत का?
लेखाचा विषय उत्तम आहे यात शंका नाही. (असं काही वाणिज्य व्यवस्थापनाच्या संदर्भातील लिखाण इतके दिवस इथे आलेच नव्हते!)
पण काही मुद्यां नंतर नुसताच ठिपका आहे. ते मुद्दे संपादकांनी गाळले आहेत का?
माहितीपुर्ण नाहियेत का ते मुद्दे? ;)
आपला
(गाळीव मुद्दे पाहण्याच्या प्रयत्नातला)
गुंडोपंत
~ उपक्रम वयाने वाढावे ह्याचे मी समर्थन करतो!~
तांत्रिक अडचणी असाव्यात
एवढं लिहील्यावर कोणी एक-दोन मुद्दे मुद्दाम का गाळेल?
अभिजित
काय सांगावे?
अ'राव
तेच म्हणत होतो मी, की इतके चांगले लेखन आहे. नुसते ठिपके दिसल्याने असे वाटले की काही गाळले गेले आहे की काय... पण तुम्ही म्हणता तसे असावे असे वाटते.
गुंडोपंत
~ उपक्रम वयाने वाढावे ह्याचे मी समर्थन करतो!~
उपयुक्त लेख
ह्या बद्दलची आण खी माहिती 'कम्यूनिकेशन स्किल्स' च्या कुठल्याही पुस्तकात मिळू शकेल.
------------------------------------------------
कृपया खिडकीतून पत्रं टाकू नयेत.आमटीत पडतात.चव बिघडते.
काय अर्थ?
आपला "कुठल्याही पुस्तकात" असा प्रतिसाद वाचून मजा वाटली.
हे अगदी "तेल्यामारुती जवळ कोणालाही विचारा हो, तिथेच राहतो हो आम्ही" ष्टाईल चा आहे बरंका! ;)
आपला
(तेल्या मारुती गल्लीतला)
गुंडोपंत
~ उपक्रम वयाने वाढावे ह्याचे मी समर्थन करतो!~
एक शंका!
सभापतींच्या बाजूलाच बसा, म्हणजे शंका विचारणे सोयीचे जाते
अहो पण त्या आधीच तिथे जर दुसरा कुणी बसला असेल तर काय करायचं? ;)
तात्या.
मग आजूला बसा!
बाजूला कोणी बसला असेल तर आजूला बसायचे.
तिथेही कोणी असेल तर त्याच्या बाजूला...
तात्या महत्व 'बसण्याला' आहे हे लक्षात घ्या ;)
काय म्हणता मग कधी ?
(बसायला लालचावलेला)
गुंडोपंत
~ उपक्रम वयाने वाढावे ह्याचे मी समर्थन करतो!~
तसं नाही.
एक तर मिनिट्स काढणारा म्हणजे फार मोठा माणूस असतो,असेलही कदाचित.पण माझ्या द्रुष्टीने त्याने सगळे बसून झाल्यावर कूठेतरी मिळेल त्या जागेवर बसणारा, अशी माझ्या समोर त्यांची प्रतिमा आहे.तेव्हा त्याने कुठे बसावे हा प्रश्नच उरत नाही.
मिसळ पाव चा संसदीय मंत्री.
सहमत..
द्रुष्टीने त्याने सगळे बसून झाल्यावर कूठेतरी मिळेल त्या जागेवर बसणारा, अशी माझ्या समोर त्यांची प्रतिमा आहे.
आम्ही डॉक्टरांशी सहमत आहोत.
आमच्या माहितीप्रमाणे मिनिटस् काढण्याचे काम हे कोणत्याही संस्थेचा/कंपनीचा 'सेक्रेटरी' किंवा 'सचिव' करत असतो. आणि 'सचिव' हा प्राणी ओझ्याच्या गाढवाप्रमाणे असतो अशी आमची माहिती आहे!
(चूभूद्याघ्या!)
आपला,
(सभापती) तात्या.
ठळक मुद्दे
मला वाटतं कि सभेतले ठळक मुद्दे हा योग्य मराठी पर्याय आहे.
आपण लिहिलेले मुद्दे चांगले आहेत. पण मला काहि मुद्दे मांडावेसे वाटतात ते असे,
काहि मुद्दे लक्षात घेतल्यास भेटी/सभा निर्णायक होउ शकतात. त्यात आपण लिहिलेले तयारीचे मुद्दे येतातच.
असो, जसे सुचेल तसे लिहिता येइल.
मिनीटस् का
मिनिटस् का (स्पीच का नको...)
१. स्पीच रेकग्निशन साठी त्या प्रणालीला (व बोलणार्‍यालाही) शिकवावे लागते असे ऐकून आहे. सारेच सदस्य असे शिक्षित असतील असे नाही.
२. सार्‍यांचे उच्चार प्रमाण/स्पष्ट असतील असे नाही.
३. सभेतील प्रत्येकाचा आवाज योग्यत्या तीव्रतेत नोंदला जावा यासाठी सभासदांएवढेव 'माईक' लागतील का?
४. बोललेले सारेच शब्दशः नोंदले जावे असा हेतू असेलच असे नाही.
५. वेगापेक्षा काय लिहावे व काय लिहू नये हे कळणे नोंद करणार्‍यासाठी महत्वाचे.
यापेक्षा सरळ चलचित्रण केलेले काय वाईट? चलचित्रणाचे तंत्रज्ञान स्पीच रेकग्निशन पूर्वीचे, अधिक विश्वासार्ह, अधिक स्पष्ट आहे. नाही का?
चेष्टा! ह. घ्या.
बर्‍याच वेळा मीटिंगा तास न् तास चालातात. त्यांतून फारसे काही निष्पन्न होत नाही. त्यांत समस्या सोडवण्यापेक्षा एकमेकांवर दोषारोप करण्याचे व आपल्या निष्क्रीयतेला दुसरा कुणी जबाबदार आहे हे दाखण्याचे प्रकारच ज्यास्त होतात. म्हणून मीटिंग् बद्दल "Where Hours are wasted and Minutes are recorded" असे कुणीतरी म्हंटले आहे.
हे काय?
मीटिंग - द प्रॅक्टिकल आल्टरनेटिव्ह टु वर्क
या दुव्यावर जरा खिल्ली उडवल्या सारखी वाटते आहे.
नक्की काय अपेक्षित आहे? दुव्याचे प्रयोजन कळले नाही.
आपला
(दुवा दारु वाला)
गुंडोपंत
~ उपक्रम वयाने वाढावे ह्याचे मी समर्थन करतो!~
कोर्डे
कोर्डेसाहेबांनी दिलेले विधान योग्यच आहे....
"Where Hours are wasted and Minutes are recorded"
तरी पण हे मिनिट काही वेळा कायद्याच्या चौकटीत फार कामाला येत असणार हो. ट्रस्ट वगैरेच्या कामांमध्ये याचा चांगलाच उपयोग होत असणार.
तुम्ही म्हणता तसं स्पीच रेकग्निशन वगैरे ठिक आहे, पण प्रत्यक्षात त्यासाठी विज तर हवी ना? इथे त्याचीच तर बोंब असते बरेचदा...
आपला
गुंडोपंत
मस्त!
म्हणून मीटिंग् बद्दल "Where Hours are wasted and Minutes are recorded" असे कुणीतरी म्हंटले आहे.
क्या बात है.. मस्त वाक्य आहे! ;)
तात्या.
प्रतिसाद लिहिताना १०% हून अधिक रोमन अक्षरे वापरू नयेत.प्रतिसाद लिहिताना १०% हून अधिक रोमन अक्षरे वापरू नयेत.प्रतिसाद लिहिताना १०% हून अधिक रोमन अक्षरे वापरू नयेत.प्रतिसाद लिहिताना १०% हून अधिक रोमन अक्षरे वापरू नयेत.प्रतिसाद लिहिताना १०% हून अधिक रोमन अक्षरे वापरू नयेत.
सहमत!
तात्यांशी सहमत!
लिहिताना १०% हून अधिक रोमन अक्षरे वापरू नयेत.
झकास बरंका तात्याबा! तुमच्या या हजरजबाबी पणा( फार्शी?) आपण खुष (उर्दु?) आहोत
(खुषीत असलेला)
गुंडोपंत
~ उपक्रम वयाने वाढावे ह्याचे मी समर्थन करतो!~
काय तारीख!!
म्हणजे काय तारखेला नक्की?
काय तारीख? काय असा प्रश्न विचारायला, तारीख ही वस्तू आहे काय? कशी दिसते ही वस्तू? कशी वापरतात?
"व्हॉट डेट?" चे हे निर्बुद्ध भाषांतर आहे काय?
नाव लपवणे
दुसर्‍यांना निर्बुद्ध म्हणण्यासाठी स्वतःच नाव लपवावं लागतं हो ना व्यक्तीराव?
लिहा हो तुम्ही निनाद. चांगलं लिहिलय, मला उपयोगी वाटलं त्यातला भाव समजला.
-राजीव.
त्यात काय?
काय तारीख येतेय त्या दिवशी असे तर आम्ही पण अनेकदा बोली भाषेत विचारतो. त्यात काय येवढे?
आणी असले हे भाषांतर तरी, नकल उतारनेको भी अकल लगती है !
(नकली)
गुंडोपंत
(नशिब माझे! १०% पेक्षा जास्त हिंदी अक्षरे वापरु नयेत अशी सुचना नाहिये ;) )
~ उपक्रम वयाने वाढावे ह्याचे मी समर्थन करतो!~
काय तारीख?
काय तारीख हे व्हॉट (की वॉट?) डेट चे निर्बुद्ध भाषांतर नसून बोलीभाषेचा गोडवा असलेले उद्गार आहेत.
माझी काहीही हरकत नाही!
नमस्कार,
आपल्या सर्वांच्या प्रतिसादाबद्दल धन्यवाद.
चाणक्यांनी सुचवलेले मुद्दे विचार करण्यायोग्य आहेत. त्याची या लेखांत भर घालायला हरकत नाही.
युयुत्सुं चे मुद्दे - स्पीच रेकग्नीशन- दर वेळी वापरणे शक्य होत नाही,
पण सदस्य ठरलेले असतील तर मात्र चांगल्याप्रकारे वापरता येते.
व्हिडीयो रेकॉर्डिंग हा पर्याय आहे, पण समजा सभा सहा तास चालली तर आपण परत ६ तास सभा परत पाहणे दर वेळी शक्य नाही. (पुढे करुन १-२ तास तरी पहावे लागेल ना, आणी परत मिनिटस लिहायचे तर आहेतच!)
कोर्डे साहेबानी दिलेले "Where Hours are wasted and Minutes are recorded" हे अगदी खरे आहे. पण Minutes are recorded हे पण करणे भागच असते नाही का?
अनु ताईनी म्हंटलेच आहे "सर्वच बोलणे महत्वाचे वाटतात आणि सर्व टिपून घेताना ऐकण्यावरील किंवा स्वतः मुद्दा व्यक्त करण्यावरील लक्ष उडते." माझेही असेच व्हायचे हो. आणी मिनिट्स म्हणजे भला मोठा निबंध! हे टाळण्यासाठीच याचा उपयोग व्हावा असे वाटून हे लिखाण केले. मात्र हे एक स्किल आहे. हळूहळू जमते. नेमके शब्द कान बरोबर टिपायला लागतात. मिनिट्स मधे काय यावे आणी काय येऊ नये याचे भान हळूहळू येत जाते. अर्थात जेव्हढ्या जास्त सभांमध्ये सहभाग तेव्हढे हे स्किल्स वाढतात. आपले म्हणणेही मांडता येऊ लागते.
आमच्या विभागीय सभे मध्ये एक सदस्या सहजपणे जुन्या मिनिट्स चा तारखे सहित संदर्भ देत असे. मला वाटले की वा! काय स्मरणशक्ती आहे. कुतुहलाने मी जाऊन एकदा विचारले तर तिने सांगितले की ती सगळे मिनिटस दर सभेला जाण्याआधी वाचते. अर्थातच तीला सगळे आठवते. हे काही आपल्याला दर वेळी श्क्य नसते पण असेही नियमांवर बोट ठेवणारे लोक मिनिटस् चा आधार घेत असतात.
शेवटी व्यक्ती यानी घेतलेला आक्षेप. याला राजीव, योगेश यांनी उत्तर दिलेच आहे. या शिवाय मी वर म्हंटलेच आहे की ट्रेनिंग मधले साहित्य वापरले आहे. हे साहित्य गेली अनेक वर्षे लोकांनी भर घालत घालत तयार झाले आहे. त्यामुळे 'एक असा लेखक' नाहिये. म्हणून संदर्भ देऊ शकलो नाही. शिवाय मी केलेले काही भाषांतर हे स्वैर आहे. त्यात माझी पण भर आहे.
असो. या लेखावर मला कोणताही कॉपीराईट ठेवायचा नाहिये. मात्र कॉपीलेफ्ट राखुन आहे.
तेंव्हा हा लेख कॉपी करुन कुणाला द्यायचा असेल तर खुशाल द्या, माझी काहीही हरकत नाही!
काही भर घातलीत तर जरूर कळवा, मी माझ्या प्रती मध्ये तसे बदल करुन घेईन.
-निनाद
कॉपीलेफ्ट
युयुत्सु,
कॉपीलेफ्ट ची फोड करुन सांगितल्या बद्दल धन्यवाद.
अशी फोड करुन द्यायला हवी हे माझ्या लक्षातच आले नव्हते.
या विषयावर खरंतर एखादा लेख उदाहरणांसह लिहायला हवाय...
-निनाद
इतिवृत्त
मिनिट्स ला मराठी शब्द आहे इतिवृत्त.
हाच शब्द इतिवृत्त - शोधत होतो!
नारदा,
सगळे झाल्यावर आलात आणी एका वाक्यात अगदी योग्य शब्द सांगुन गेलात! :)
धन्यवाद!
-निनाद
नावाचाच
नारद मी. त्यामुळं पोचायला अंमळ उशीरच झाला, निनादराव.
अवांतरः इतिवृत्त आणि नारद यांचं नातंच आहे बरं.
झकास!
इतिवृत्त आणि नारद यांचं नातंच आहे बरं.
खरं आहे!