हाऊ डू यू परफॉर्म वेल?
बाय एक्स्पिरिअन्स

बट हाऊ डू यू गेट एक्स्पिरिअन्स?
थ्रू बॅड परफॉर्मन्स

गंमत सोडून द्या पण तुम्ही ऍटेण्ड केलेले असे प्रोग्रॅम डोळ्यासमोर आणा. म्हणजे काय करायला हवे ते बहुधा लक्षात येईल.

कार्यक्रमातल्या सेशन्सचा क्रम खूप महत्त्वाचा.

नितिन थत्ते

पहिली महत्वाची गोष्ट म्हणजे सर्व इव्हेंट अगदी मिनिट टू मिनिट प्लॅन करा व तसा आराखडा कागदावर लिहून काढा. नंतर प्रत्येक मिनिटाला काय काय इनपुट्स आवश्यक आहेत त्यांची नोंद करा. पर्त्येक इनपुट साठी निराळे प्लॅनिंग करा. अगदी बारीक सारीक डिटेल्स विचारात घेणे आवश्यक असते. व्यक्त्यांना कोण आणणार? या सारखी. भोजन चहापान यांची व्यवस्था एकदम उत्तम असणे आवश्यक. त्यावरच इव्हेंटचे यश अवलंबून असते. सभेतील सर्व औपचारिकता पाळल्या जातील हे लक्षात घेऊन प्लॅन करा.

इव्हेंट यशस्वी होईलच.

चन्द्रशेखर
Learning is not compulsory... neither is survival.

कार्यक्रमाच्या हॉल चा ताबा कार्यक्रम सुरू व्हायच्या किती वेळ् आधी मिळणार आहे? तो सर्व वेळ उपयोगात आणा.

तुमच्या मदतीला किती लोकं आहेत? त्यांच्यात जबाबदार्‍या वाटून् द्या.

कार्यक्रमाच्या आधी द्रुकश्राव्य यंत्रणेची कसून् चाचणी घ्या. कॉलर माईक, वायरलेस माईक आयत्यावेळी न चालणे. स्पीकर मधून् शिट्टी वाजणे. लॅपटॉपची बॅटरी संपणे ह्या कायम उद्भवणार्‍या अडचणी आहेत्.

वक्ते-श्रोत्यांसाठी पाण्याची सोय. हॉल मधील तापमान. श्रोत्यांसाठी नोट्स घेण्यासाठी छोट्या वह्या-पेन्, त्यांच्यासाठी नेम्-टॅग्ज. या छोट्या गोष्टी महत्त्वाच्या आहेत्.

हॉलमधे एक् मोठ, वक्त्याला दिसेल असं घड्याळ ठेवा. वक्ते ओळखीतले असतील आणि कार्यक्रम सुरू होण्याआधी उपलब्ध असतील तर् रॅप्-अप् साठी काही सिग्न्ल्स ठरवून् घ्या.

तुमचा प्रश्न तसा ओपन एंडेड् आहे. तुमच्या कडून् किती तयारी झाली आहे ते कळल्या शिवाय पुढे काही सांगण कठीण आहे.

भटका यांच्याशी सहमत आहे. प्रश्न ओपन एंडेड आहे.
काही स्वानुभवाचे बोल.

भाषणांसाठी प्रत्येक वक्त्याला किती वेळ आहे याची कल्पना द्या. यात भाषणाचा वेळ किती आणि प्रश्नोत्तरांचा वेळ किती हे आधी ठरवा. भाषणे सुरू झाल्यावर वेळ बघण्यासाठी एक दोन जण लागतील. तसेच तो सेशन चेअर करणारी एक व्यक्ती असल्यास उत्तम. ही व्यक्ती शक्यतो सिनीयर आणि अनुभवी असावी. अशी व्यक्ती असण्याचा फायदा हा की बरेचदा वक्ते एकदा बोलायला लागले की थांबायचे नाव घेत नाहीत. एकाने जास्त वेळ घेतला की पुढचाही तसेच करतो आणि वेळापत्रक कोलमडते. हे टाळण्यासाठी सेशन चेअर दोन किंवा पाच मिनिटे राहिलेली असताना वक्त्याला बेल वाजवून सूचना करू शकतो. तसेच नंतर प्रश्नोत्तरे चालू असताना वेळेनुसार किती प्रश्न येऊ द्यायचे हे ही ठरवू शकतो. ती व्यक्ती सिनीयर असेल तर अधिकाराने आता थांबा वगैरे सांगू शकते. ज्युनियर व्यक्तींचा तितका प्रभाव पडत नाही.

रजिस्ट्रेशन ऑन द स्पॉट आहे की कसे? ऑन द स्पॉट असेल तर ऐनवेळी जास्त लोक आले तर पंचाइत होऊ शकते.

सर्व वक्त्यांच्या भाषणाचे सारांश आधी उपलब्ध असल्यास उत्तम. रजिस्ट्रेशनच्या वेळी काही पेन/वह्या/ब्याग/कूपन देणार असलात तर त्यात हे सारांश असलेली एक पुस्तिका देता येईल.

ठिकाण लगेच सापडण्यासारखे आहे का? नसल्यास कसे यायचे-जायचे त्याच्या सूचना सर्व लोकांना इ-मेलवरून कळवाव्यात. रजिस्ट्रेशन आधी केल्याचा हा एक फायदा असतो. वक्ते सिनीयर असतील/बाहेरगावावरून येणार असतील तर शक्य असल्यास एअरपोर्ट/स्टेशन वर कुणालातरी रिसिव्ह करायला पाठवावे.

परिसंवाद एक दिवसाचाच आहे त्यामुळे बहुधा प्रेक्षणीय ठिकाणे दाखवणे वगैरे नसावे. ते असल्यास डोकेदुखी/जबाबदारी वाढते.

परिसंवादाचा खर्च कोण करणार आहे? कंपन्या स्पॉन्सर असतील तर त्यांना स्वतःची जाहिरात करण्यासाठी कोणते मार्ग आहेत? पर्याय : बुकलेट छापणार असाल तर त्यात जाहिराती, परिसंवादाच्या ठिकाणी स्टॉल लावणे. स्टॉल लावणार असतील तर आदल्या दिवशी येऊन त्याची सर्व तयारी करावी लागेल.

बाकी चहापान/जेवण यांच्यासाठी केटरर्सशी बोलणे वगैरे नेहेमीच्या गोष्टी आहेतच.

--
"आधी इतरांचा विचार करा.. घर्रर्र..घर्रर्र.." विश्वसुंदरी मिस चिनी यांचे आवाहन
http://rbk137.blogspot.com/

पॉवर पॉइंट प्रेजेंटेशन असल्यास जास्त काळची घ्यावी लागेल. स्लाइड शोचे रिहर्सल करून घेणे, व त्यासाठी वेळ उपलब्ध करून देणे गरजेचे आहे.
शेवटच्या ओळीतील प्रेक्षकांना दिसेल व वाचता येईल अशी व्यवस्था करावी लागेल.

१. पार्कींग स्पेस आहे का हे चेक करा . ऐन वेळी फार प्रोब्लेम होतात.
२. कुणी(भाषण देणारी व्यक्ती इ.) ऐनवेळी आले नाही तर काय ??
३. मधे मधे चिटकूले सांगा जेणेकरून श्रोते कंटाळनार नाहीत.

---------------------
वाद विवादात "जो शेवटचं वाक्य बोलतो / लिहीतो तो जिंकला" असा समज is = गैरसमज
-धनंजय कुलकर्णी

सगळ्यात महत्त्वाचे म्हणजे सगळे प्लॅनिंग एकटेच करायला जाऊ नका. आम्ही सर्व दूरस्थ लोक आहोत. तुम्हाला काम करण्यासाठी, जाहिरातीसाठी, व्यवस्थापनासाठी खर्‍या माणसांची (!) मदत लागेल. तुम्हाला दोन-चार तरी माणसांची प्लॅनिंगची टीम लागेल. त्याव्यतिरिक्त इतरही लोकांची (विद्यार्थी, संघटक) त्यादिवशी मदत लागेल. ह्या सर्व लोकांना गोळा करण्याचे काम तुम्ही एकट्याने करू शकत नाही, ते अचानकही होणार नाही. त्यासाठी आधी काही लोकांना प्लॅनिंगसाठी आमंत्रित करा. बाकी व्यवस्था सर्व प्लॅनिंग कमिटीची बैठक घेऊन ठरवता येईल.

प्रत्येकाला देण्याचे काम हे वेगळे/निश्चित केले असेल, वेळेच्या व्यवस्थापनाच्या दॄष्टीने चुकीचे नसेल आणि लोकांची एकदुसर्‍याच्या कामात लुडबूड किंवा भांडणे होणार नाहीत, टीम एकत्र काम करू शकतील हे बघा. आयत्या वेळी काहीजण आजारी पडतात, काहीजण परगावी जातात यासाठी काहीजणांची गरज लागेल हे त्यांना आधी कल्पना देऊन ठेवा. ढोबळ मानाने सांगायचे तर तुम्हाला सुरूवातीपासून वक्त्यांशी संपर्क, जाहिरात/प्रसिद्धी, रजिस्ट्रेशन (ऑनलाईन/प्रत्यक्ष), फोटोग्राफी, ध्वनि, संगणक/नेट यासाठी तज्ञ, जेवणाची व्यवस्था, कचरा/टॉयलेट/पाणी यांची व्यवस्था इ. इ. साठी मदत लागेल. आणि कुठच्याही कामासाठी, पटकन लोकांची व्यवस्था करावी लागू शकते यासाठी तयार रहा.

बाकी वर अनेकजणांनी सूचना केल्या आहेतच, त्या घेऊन तुमची आधी कमिटीची एक मीटिंग ठरवा. एकदोन फॉलो-अप प्रत्यक्ष/फोनवरच्या मीटींगाही लागतील.

ऐनवेळी निरर्थक प्रसंग ओढवणार नाहीत यासाठी अगोदरच दक्षता घेणे सोयिस्कर राहील.
विषय व त्यावरील चर्चा-मार्गदर्शनपर सूचना उत्तम.

यातील माहितीचे मी स्वतःसाठी संकलन करुन ठेवत आहे. (प्रसंगी ह्या चर्चेचा संदर्भ असणारा माइंडमॅप बनवून तो ब्लॉगवर प्रदर्शित करण्याची इच्छा आहे, अनुमती असावी—हरकत असल्यास कळवावे.)